ساخت پرونده برای ویپ؛ 5 نکته ی کلیدی که باید آن را رعایت کنید
چگونگی استفاده از ویپ به شما بستگی دارد. اینکه کارفرمای شما اطمینان حاصل کند که تمامی نیازهای ارتباطی از راه دور برای رفع مشکلات می‌باشد، تا حد زیادی به خود شما بستگی دارد. زمانی که اینطور نباشد، شما موظف به ارائه‌ی حقایق و ایجاد پرونده برای بودجه و درآمد مورد نیاز، به منظور افزایش سرعت امور هستید. تمامی کسانی که در مدیریت میانه هستند، می‌دانند که این موضوع به راحتی گفته می‌شود اما انجام آن به این سادگی نمی‌باشد. اگر شرکت شما به یک سیستم تلفنی سنتی تکیه کرده است و در عین حال نیاز های شما پیچیده تر شده است، شاید شما باید ویپ را به عنوان یک جایگزین مناسب سیستم های قدیمی معرفی کنید.
چگونه می توانید رضایت هیئت مدیره را برای استفاده از ویپ و نوسازی شبکه راه های ارتباط از راه دور کسب نمایید؟ هرچند شما به دلایل و فواید استفاده از آن اطمینان داشته باشید؛ اما دیگران هنوز این اطمینان را پیدا نکرده‌اند. بنابراین زمانی که آن‌ها با تصمیم گیرندگان نهایی درباره‌ی نگرانی های خود در مورد استفاده از ویپ صحبت می‌کنند، بهتر است شما موقعیت و امتیازات خود را کنار بگذارید. به احتمال بسیار زیاد شامل چشم انداز رقابتی، منابع مورد نیاز، مدیریت ریسک، تجربه‌ی مشترک و خط پایین خواهد شد اما محدود به این موارد نمی‌باشد. با توجه به این موارد، در اینجا 5 حوزه ی اصلی وجود دارد که شما باید آن‌ها را برای حرکت به سمت ویپ تحت پوشش خود قرار دهید.
چشم انداز رقابتی و ویپ
چگونه پیشنهاد شما در مورد بکارگیری ویپ، برخلاف آنچه در حال حاضر رقابت می‌کنید، صورت خواهد گرفت؟ برای تقویت موقعیت خود و ارائه ی شواهد قانع کننده، اطلاعات زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد ارتباط تلفنی ابر تجاری از طریق مطالعات و بررسی های صنعت چگونه است. همچنین ارائه دهندگان خدمات آینده نگر می‌توانند مطالعات موردی را که نمونه ای از مسئله ی سازمان شما و چگونگی حل آن توسط سیستم ویپ در سازمان قابل مقایسه در صنعت شما می‌باشد، را ارائه دهند. دقت کنید تمام شواهد و مدارکی را که به رئیس خود ارائه می‌دهید، حتما منبع و میزان اعتبار آن را ذکر کنید. لیستی از شرکت هایی که از فناوری ویپ بهره می‌برند را درج کنید. بهتر است رقبای شرکت را حتما ذکر کنید. علاوه بر آن می‌توانید به انجمن های اصلی صنعت خود رجوع کنید تا از آن‌ها به عنوان یک نمونه ی موفق در زمینه ی ارتباطات از راه دور، و دورنمای شرکت، برای اعضای خود استفاده کنید.
منابع مورد نیاز ویپ
استفاده از ویپ از نظر زمان، پول و یا منابع انسانی چه هزینه ای دربر خواهد داشت؟ نگرانی از این بابت که تغییر فناوری به معنای فشار اضافی بر منابع فعلی، مالی و یا منابع انسانی می‌باشد و یا از آن بدتر به منابع اضافی بودجه احتیاج می‌باشد یا خیر، یک نگرانی واقعی و اساسی در هنگام بررسی هرگونه راه حل جدید می‌باشد. به منظور رفع این چالش، سایر همکارانی که به طور مستقیم تحت تاثیر ویپ هستند را درگیر نمایید. مسئولان آی تی یا فناوری و اطلاعات را در نظر بگیرید. با مراکز تماس بگیرید و توجه آن‌ها را به چگونگی بهینه سازی بیشتر با استفاده از ویپ جلب نمایید. اگر به اندازه ی کافی خوش شانس باشید و یک همکار با تجربه‌ی دیگر در زمینه ی سیستم‌های ابری داشته باشید، از عقیده ی آن ها استفاده کنید.
در نهایت شما می‌توانید در مورد فناوری ویپ این موارد را برای دیگران به نمایش بگذارید:
1- چگونه منابع فعلی نه تنها قادر به تغییر و اصلاح خواهد بود، بلکه بهینه تر خواهد شد. 2- چگونه ارائه دهنده منابع مورد نیاز برای حرکت آسان به سمت جلو، بدون در نظر گرفتن هیچ گونه منبع اضافی از شرکت شما تامین خواهد کرد؛ 3- چگونه منابع بهتری، در اثر تغییر آن، جایگزین منابع فعلی شما خواهد شد.
به منظور بهره‌گیری از فناوری ویپ، مجددا ارائه دهندگان آینده نگر می‌توانند یک تحلیل هزینه‌ای به صورت کوتاه مدت و بلند مدت به شما ارائه دهند که به وضعیت فعلی شما و ارائه ی راهکار پیشنهادی بپردازد. این موضوع باید به طور کلی منجر به کاهش هزینه‌های مالکیت، به حداکثر رساندن تلاش های فناوری و اطلاعات و بهره وری در سراسر شرکت بشود. هر یک از این‌ها با استفاده از ویپ میزبان ساخته شده است و باید در تاثیر گذاری در خط پایین ذکر شود. علاوه بر آن می‌توانید از برخی از مراجعات مورد اطمینان درخواست کنید تا شواهد و مدارک پشتیبان در مورد تجربه ی خود را به دیگران ارائه دهند.
مدیریت ریسک و ویپ
چه اشتباهاتی در مورد ویپ می‌تواند صورت گیرد؟ با توجه به زیرساخت های اساسی کمترین میزان خطر را باید داشته باشید؛ زیرا رئیس شما می‌خواهد بداند که سناریوهای بدترین حالت ممکن چه طور خواهد بود. جوانب مثبت و منفی ویپ به صورت گسترده نوشته شده است و از مقالات دیگر می‌توانید به عنوان مرجع استفاده کنید. این مسئله مهم است که آگاهی خود را در مورد خطرات احتمالی پیش رو نشان دهید؛ اما علاوه بر آن اطمینان حاصل کنید که آن را به همراه خطرات موجود برای سیستم فعلی خود متعادل نمایید و همه را در کنار هم قرار دهید تا رئیس شما همچون مقایسه ی سیب در برابر سیب به آن نگاه کند. شما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که برنامه شما برای اثبات آینده می‌باشد؛ این بدان معنا می‌باشد که اگر می‌خواهید هر فناوری جدیدی مانند ویپ را بدست آورید، در صورت بروز هر چیز جدیدی چه نرم افزاری و چه سخت افزاری، لازم نیست همه چیز را از دست داده و دوباره شروع کنید.
به دنبال نشریات صنعت سالانه برای روند پیش بینی فناوری‌های جدیدی چون ویپ باشید و از تامین کنندگان آینده نگر بخواهید که علاوه بر صحبت کردن در مورد چگونگی سازگاری فناوری خود با راه حل‌های پیشنهادی، در مورد ارائه ی نمونه هایی از چگونگی سازگاری آن‌ها با آخرین دور از نوآوری‌های صنعت، چگونگی تاثیر آن بر سرویس و نحوه ی قیمت گذاری برای مشتریان پیرامون فناوری‌هایی چون ویپ، صحبت کنند.
تجربه‌ی مشتری در مورد ویپ
چگونه استفاده از ویپ موجب بهبود تجربه ی مشتری خواهد شد؟ اغلب اینطور فکر می‌کنند که اگر چیزی شکسته نباشد، نیازی به تعمیر آن نیست. اما در هر چشم انداز رقابتی بالایی فکر کردن به وضعیت موجود می‌تواند به شکست منجر شود. بسیاری از نشریات محبوب در مورد موضوعاتی چون محاسبات ابری، ارتباطات یکپارچه و ویپ وجود دارد که روش‌های دقیق پیشرفت فناوری را برای مشتریان ارائه می‌دهد. به طور طبیعی چنین الزاماتی به بهبود رقابت، (که نشان دهنده ی ارزش ویژگی‌های برجسته ای همچون یکپارچگی می‌باشد)، بروزرسانی خودکار، حضور، کنفرانس ویدئویی و چگونگی دسترسی مخاطبان اصلی و کلیدی در بستر ویپ برمی‌گردد. در حالت ایده آل اگر از نظرات مشتری یا نظرسنجی های رضایت مشتری بهره بگیرید، ارتباط مستقیمی بین موضوعات مشخص شده و اینکه چگونه ویژگی‌های ویپ به رفع آن موضوعات و بهبود خدمات کمک می‌کند را نشان خواهید داد. همچنین اگر چنین نظرسنجی در اختیار ندارید، ببینید که آیا فرصتی برای بررسی و تحقیق در مورد مشتریان پیش از ارائه‌ی پرونده ی خود دارید و یا خیر.
خط پایین و ویپ
چگونه حرکت به سمت ویپ تاثیر مثبتی در خط پایین خواهد گذاشت؟ در نهایت رئیس شما در پی درک بازدهی کلی می‌باشد؛ یعنی ارزش خروجی و بازدهی بیشتر از ورودی. بسیاری از شرکت ها با تلاش اندکی در پی پرداخت هزینه ی تعمیر و نگهداری و بروزرسانی سیستم های محلی هستند. وظیفه شما این است که به رئیس خود به طور دقیق نشان دهید که چگونه بهره‌گیری از خدمات ویپ می‌تواند منجر به آزاد کردن منابع و کاهش هزینه های زیرسازی شود؛ به طوری که آن را در اولویت قرار دهد. و در نهایت با در نظر گرفتن تمام حقایق کلیدی، می‌خواهید یک نمایش و ارائه ی واضح داشته باشید. در این مورد شما یک ماده پشتیبانی بسیار قوی، یک انبار اطلاعاتی عینی به همراه تجزیه و تحلیل آن و مطالعات موردی از فروشندگان آینده نگر هستید.
در هنگام ارائه در مورد فناوری ویپ، هنگامی که پس انداز های پایین، بهره وری در سطح پایین و مزایای این فناوری به دقت بیان شد و آن ها را با نیاز های داخلی شرکت مطابقت دادید، یک نمایش تصویری در نظر بگیرید و آن را اجرا کنید که تمام شواهد قانع کننده را با توجه به نکات قبلی بیان کند و به آن ها ربط دهد و نشان دهد که چگونه نتیجه با استراتژی کلی شرکت شما هماهنگ می‌باشد. این نمایش می‌تواند در مورد استفاده از فناوری ویپ در صرفه جویی هزینه، ارائه ی خدمات بهتر به مشتری، کاهش هزینه‌های سرمایه یا رهبری صنعتی و شاید تمام موارد فوق باشد.
پس از اینکه تمامی مناطق را در مورد فواید ویپ تحت پوشش قرار دادید و از تمامی 5 راهکار فوق استفاده کردید، به رئیس خود فرصت دهید تا اطلاعات را هضم کند. در حالی که هنوز بروزرسانی‌های جدیدترین اخبار و یا گرایش ها را ارائه می‌دهد و یا به هر کدام از موارد مربوط می‌باشد. اگر مطالبی وجود دارد که رئیس شما هنوز نسبت به آن اطمینان کامل پیدا نکرده است، از منابع و مقالات دیگر برای تایید ارزش گفته هایتان در مورد ویپ بهره بگیرید.