ویپ
اگر در کسب و کار خود دارای چندین دفتر کار بوده و یا اینکه در حال گسترش کسب و کار هستید، داشتن یک استراتژی درون سازمانی برای شما ضروری است. فعالیت‌های کاری روزمره همانند به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، رزرو جلسات، ارتباطات میان دپارتمان‌ها و مدیریت پروژه‌های انفرادی، وقتی میان چندین دفتر کار در جریان باشد می‌تواند مشکلات زیادی را به وجود آورد. در ادامه ۹ چالش ارتباطی که هر کسب و کار با دفاتر متعدد با آن مواجه است را معرفی نموده و نحوه مدیریت آن با استفاده از تکنولوژی موسوم به ویپ را تشریح خواهیم نمود.
مدیریت دفاتر چندگانه
۹ روش مدیریت کسب و کار با تکنولوژی ویپ
در ادامه به معرفی و تشریح روش‌های مدیریت دفاتر چندگانه با تکنولوژی ویپ می‌پردازیم.
1- همکاری و مشارکت در کار:
مدیریت نیاز به زمان، توجه و تلاش های بیشتر برای پروژه‌ها و ارتباطات درون سازمانی دارد. یک موضوع ساده این است که کارمندان همواره منتظر یک مکان برای برگزاری جلسات و یا پروژه‌ها نمی‌مانند. فاصله‌ها و مسافت زیاد میان شرکت‌ها و دفاتر یک سازمان می‌تواند ریتم و هماهنگی تیمی، مدیریت و بینش را تحت تاثیر قرار داده و منجر به مختل شدن بهره‌وری گردد. مدیران و کارمندان باید بر روی سیستم‌ها و نرم افزارها همکاری داشته باشند. برای افزایش همکاری‌های تیمی باید گزینه های ارتباطی که منجر به ارتباطات یکپارچه و ابزارهای همکاری واقعی می‌شود را ایجاد و اجرا نمود. با استفاده از تلفن و ارتباطات چند رسانه‌ای کارکنان سازمان امکان ارتباط و همکاری در سطوح مختلف سازمان را با یکدیگر خواهند داشت. در اینصورت در زمان صرفه جویی شده و امکان انجام کارها و پروژه‌های بیشتری وجود خواهد داشت. این تکنولوژی که در ادامه بیشتر به آن خواهیم پرداخت تکنولوژی ویپ نام دارد.
استفاده از تکنولوژی ویپ در مدیریت دفاتر
2- پرورش و ارتقا تعاملات:
روز به روز کسب و کارهای بیشتری به تعاملات بدون برنامه‌ریزی شده در محیط سازمان پی برده و به نقش آن در بروز ایده‌ها و راه‌حل‌های جدید واقف می‌شوند. این موضوع به دلیل اهمیت ارتباط تلفنی در کسب و کارهاست. با این همه پیشرفت‌هایی که اخیرا در تکنولوژی ارتباطات و صدا رخ داده است که برخی از مشکلات در این زمینه را برطرف نموده. شبکه داده‌ها و تلکام ابری بطور پیوسته پرتحرک و پویا شده‌اند. این تغییرات در میان کاربران این امکان را به وجود آورده که تعاملات غیر رسمی از طریق فضای مجازی به روش‌های مختلفی افزایش یابد.
دستگاه‌های تلفن همراه، به کاربران این امکان را می‌دهد که یکدیگر را از طریق برنامه و نرم افزارهای مختلف و دستگاه‌های گوناگون و سیستم ویپ پیدا کنند. این امکانات منجر به تعاملات آنلاین و ناگهانی در فضای مجازی می‌شود.
3- مدیریت و یکپارچه سازی سیستم های چندگانه:
تا ۷ الی ۸ سال پیش ایجاد شبکه‌های چندگانه، تنظیم مداوم و ایجاد دوباره آن برای سازمان‌ها امری اجتناب‌ناپذیر بود. کسب و کارهایی که دارای چندین دفتر و شرکت بودند، برای مدیریت و توسعه بخش IT خود با مشکلات عدیده‌ای روبرو بودند. در حالی که بسیاری از شرکت‌ها در حال طراحی شبکه داخلی و نگهداری از آن هستند، سازمان‌های زیادی به سوی مراکز داده‌ها و تلفن ابر محور حرکت می‌کنند. تکنولوژی برون سپاری شبکه این امکان را به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌دهد که بدون داشتن دپارتمان IT گسترده و پیشرفته بتوانند از سیستم‌های پیشرفته جهت نیل به اهداف خود استفاده کنند. مهم‌تر از همه این است که سیستم های ابری محدودیتی در مکان نداشته و شما می‌توانید سرویس ها و خدمات جدیدی را در طول زمان به آن اضافه نمائید بدون اینکه در کیفیت کار تاثیر منفی داشته باشد.
اگر یکی از شرکت‌های شما نیاز به یک مرکز تلفن کوچک و یا سیستم ویپ برای مدیریت خدمات مشتریان داشته باشد و دیگری نیاز به گزارش تلفنی پیشرفته جهت رصد آموزش داشته باشد، این درخواست‌ها در واقع نیازهای شرکت نخواهند بود. بجای خرید سیستم‌های کاملا جدید و افزودن آن به شبکه صوتی، تکنولوژی ویپ این امکان را دارد که در عرض چند روز نرم افزار را روشن نموده و بر اساس محل کار و یا کاربر مشخصی آن‌را شارژ نماید. کارمندان IT می‌توانند بر روی راه‌حل‌های اصلی کسب و کار تمرکز کرده، در صورتی که شما این امکان را دارید که از راه دور به مدیریت شرکت‌ها و دفاتر خود بپردازید.
بهینه سازی شبکه برای سیستم ویپ
4- یافتن تکنولوژی های شبکه مناسب:
با رشد شرکت تقاضای شبکه و نرم افزار تغییر خواهد کرد. هر نقطه عطف جدید در رشد شرکت به معنای ارزیابی مجدد در سیستم‌های شما است. این اتفاق به ویژه در زمانی که رشد جغرافیایی باشد مشهودتر است.شما نیاز به شبکه‌ای دارید که قابلیت توسعه و رشد داشته و همچنین قابلیت برآورده کردن نیازهای شما بدون اجرای پروژه‌های آی تی گران قیمت را داشته باشد. PBX و تکنولوژی ویپ این امکان را برای شما فراهم می‌کنند. این سیستم‌ها به سازمان‌ها و شرکت‌ها امکان ساخت و ایجاد شبکه در هر موقعیت مکانی را می‌دهند. نکته مهم دیگر جستجو برای پیاده سازی یک سرویس شبکه جامع با قابلیت کاربری سه گانه یا یک پلتفرم پاسخگو با امکان سازگاری با تغییرات در صنایع است. بدین ترتیب دفاتر و شرکت‌های متعدد یک سازمان می‌توانند از یک شبکه اختصاصی نهایت بهره‌وری را داشته باشند.
۵- حفظ پیوستگی و انسجام تیم:
این خصوصیت به ویژه برای دفاتری که عملکرد آن‌ها بطور جداگانه ارزیابی می‌گردد، چالش انگیز است. این مشخصه در میان دفاتر دولتی و یا دانشگاهی که بودجه آن‌ها بر اساس طرح‌ها و برنامه‌های ارائه شده به تیم‌های مشخص تخصیص می‌یابد و یا در میان دفاتر فروش منطقه‌ای رواج دارد. گذشته از این مدیریت پروژه و همکاری تنگاتنگ همانند یک کنفرانس برنامه‌ریزی شده میان تیم‌ها و دپارتمان‌های مختلف و یا برقراری ارتباط میان رهبران و مدیران ارشد سازمان‌ها از طریق سیستم ویپ منجر به حفظ پیوستگی و انسجام تیمی خواهد شد.
یک استراتژی قوی رهبری و روش اندازه گیری منحصر بفرد بدون تفکیک مکان‌ها و شرکت‌های مختلف الزامی است. به عنوان مثال معیارهای منطقه‌ای که برای هر دفتر و شرکتی در نظر می‌گیرید می‌توانند در تعامل با سایر خصوصیات متعادل شوند و رقبای رو به رشد و توسعه را خنثی کنند.
ارتباطات مجازی در کسب و کار با سیستم ویپ
6- تلفن شکسته:
از آنجایی که کارمندان و پرسنل شرکت‌ها معمولا وقت زیادی را صرف مکالمات تلفنی و یا جستجو در وب می‌گذارند، می‌توان از طریق ویدئو کنفرانس و تکنولوژی ویپ و از دفتر هیئت مدیره تصمیمات مهم و مکالمات سرنوشت سازی را رد و بدل نمود. فرآیند تصمیم گیری ممکن است تغییر کند و بطور نوعی اسناد فیزیکی، نت برداری، ارائه گزارشات یا فایل‌ها را اصلاح نماید. شما ممکن است که تمایل به مستند سازی، ردیابی جریان کار و همکاری داشته باشید. در این مواقع امکان مستند سازی دقیق پروژه‌ها از طریق برنامه‌های گزارش دهی وجود دارد.
برنامه‌های فوق می‌تواند یک نرم افزار مدیریت پروژه پیشرفته باشد که ایمیل‌ها، یادداشت‌ها، نت‌ها و یا اسناد را ردیابی کرده و یا یک سیستم ویپ با قابلیت ضبط صدا و برنامه‌های آماری باشد. نرم افزار مورد نظر می‌تواند هر دو قابلیت را با هم نیز داشته باشد. در نظر داشته باشید که برای مدیریت مجموعه تحت رهبری خود، همه چیز را به همان روش‌های قدیمی کنترل و مدیریت نکنید بلکه از انواع روش‌های تکنولوژی ویپ، تلفن IP و نرم افزارهای مرتبط نهایت بهره را ببرید.
۷- می‌توانید به هر آنچه نمی‌توانید ببینید اعتماد کنید:
این مسئله برای مدیران و صاحبان کسب و کاری که مشغله کاری زیادی دارند بکار می‌رود. برخی از کارهایی که برای مقابله با این کار می‌توان انجام داد استخدام افراد مناسب و آموزش نحوه اعتماد به دیگران در اهداف و پروژه‌های کسب و کار است. با رشد سازمان این موضوع بیشتر و بیشتر احساس می‌شود. یک روش این است که سیستم ارتباطی شما به سادگی امکان ارتباط با مدیران مناطق را از طریق سیستم ویپ برای شما فراهم می‌آورد.
سیستم جلسات آنلاین با استفاده از تلفن IP
8- آموزش کارمندان در مکان‌های مختلف:
آموزش پرسنل جدید در مکان‌های مختلف با انواع نرم افزارها و سیستم‌ها می‌تواند کاری دشوار تلقی شود. با داشتن یک شبکه جامع و واحد از طریق ویپ می‌توانید آموزش کارمندان جدید در دفاتر و شرکت‌های مختلف را بطور یکسان شروع کنید. اینکار منجر به صرفه جویی در وقت، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های شرکت می‌شود. اینکار یک روش موثر برای کمک به دپارتمان منابع انسانی و آموزش سازمان محسوب می‌شود.
۹-بازگشت به جامعه:
اگر چه سایر نکات تشریح شده گویای این موضوع است ولیکن باز هم این موضوع قابلیت تشریح جداگانه را خواهد داشت. اگر چه ارتباطات موثر و قوی در اجتماع قابل اندازه‌گیری نیست ولی این موضوع قابل درک است که تعاملات رو در رو با سایر سازمان‌ها و افراد می‌تواند در ایجاد ارتباطات موثر باشد. این کار مستلزم این است که در مورد افراد و سازمان‌های همکار و رقیب اطلاعات بیشتری داشته باشیم. بنابراین در صورت امکان برگزاری جلسات، همایش و یا میهمانی می‌تواند مفید واقع شود. سعی کنید با تیم خود جدا از جلسات آنلاین از طریق تلفن IP و تکنولوژی ویپ، برنامه‌های حضوری نیز داشته باشید.
نصب نرم افزارهای سیستم ویپ
منبع: (9tips for managing multiple offices (and how Hosted VOIP can help